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DMS DOKUMENTENMANAGEMENT MIT BITRIX24 DRIVE

Häufig scheitern Unternehmen an der Menge von Dokumenten welche sie verwalten müssen. Oft sind Dokumente noch in veralteten physischen Ordner abgelegt oder sind verstreut auf dem PC gespeichert. Falls Ihr Unternehmen mit Bitrix24 arbeitet, sollen natürlich auch die Dokumente an derselben Stelle sein, an der Sie die tägliche Arbeit verrichten. Bitrix24 unterstützt Sie mit dem Drive massiv beim Dokumentenmanagement.

Doch was ist Dokumentenmanagement überhaupt?


Dokumentenmanagement (DMS) ersetzt den früheren Aktenordner. Anstatt dass man in physischen Ordnern nach Dokumenten suchen muss, sind diese nun in digitaler Form im Bitrix24 abgelegt. Ein Dokumentenmanagement spart somit Zeit und Geld, weil die Arbeit damit beschleunigt wird. Dokumente werden schneller gefunden und Mitarbeiter haben von überall Zugriff auf die Dokumente. Im besten Fall können Mitarbeiter auch zusammen an Dokumenten arbeiten. All diese Funktionen bietet auch Bitrix24.

Bitrix24 muss mit dem Drive als ganzes gesehen werden. Zu den schon genannten Vorteilen ist es einfach möglich Dokumente überall zu verwenden. Sie können die Dokumente im Chat, in Aufgaben, im Kalender und an vielen weiteren Orten verwenden. Außerdem können Dateien und Dokumente mit der Freigabefunktion auch nach außen geteilt werden. Die Funktionen des Drives gehen aber noch weiter, hier mal eine Übersicht was alles möglich ist:

Ordner und Dateien erstellen

Dokumente und ganze Datenordner auf die Festplatte laden

Konfigurieren der Synchronisierung von Daten mit einem lokalen Computer oder einem anderen Gerät

Ordnerberechtigungen konfigurieren

Dokumente im Freigabemodus bearbeiten

Dateien löschen und wiederherstellen

Teilen von Links zu Dokumenten in Kommentaren, im Feed, in Aufgaben oder im Chat

Suchen nach den gewünschten Dokumenten auf der Festplatte über die Suchleiste

Den Verlauf der Dokumentänderungen anzeigen und zur vorherigen Version zurückkehren usw.

Bitrix24 Drive ist ein wirklich hilfreiches Tool zur Datensicherung und zum Dokumentenmanagement. Nutzen auch Sie dieses Tool, um die alten Aktenordner und unorganisierte Dokumentverwaltung hinter sich zu lassen.

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